Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist die STAM Holding GmbH, Kirchplatz 5, 5110 Oberndorf bei Salzburg, Österreich FN 547006 x, UID ATU76511259

Datenschutzanfragen richten Sie bitte an: office@stamholding.at, Telefon +43 7207 0461330.

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten bestellt, da dies gesetzlich derzeit nicht vorgeschrieben ist. Die genannte Adresse ist unser allgemeiner Datenschutzkontakt.

Die Bewerbungsseiten unter staffforcex.com werden mit der Software „StaffForceX“ betrieben. StaffForceX ist die von uns eingesetzte Software. Verantwortlich bleibt die STAM Holding GmbH.

2. Unsere Website stamholding.at

2.1 Hosting und Logfiles

Beim Aufruf der Website verarbeitet unser Hosting-Anbieter Replit, Inc., San Francisco, USA (Infrastruktur: Google Cloud) in unserem Auftrag technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browsertyp und Betriebssystem, Referrer-URL sowie die übertragene Datenmenge.

• Zweck: Auslieferung der Seite, Sicherheit und Stabilität des Betriebs.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb).
• Speicherdauer: Replit bewahrt Deployment-Logs nach seinen veröffentlichten Angaben 30 Tage auf.

2.2 Cookies und Zugriff auf Ihr Endgerät

Wir setzen nur technisch notwendige Cookies und ähnliche Technologien ein. Diese sind erforderlich, damit die Seite funktioniert (§ 165 Abs. 3 TKG 2021). Dafür ist keine Einwilligung nötig.

Die Website-Anwendung setzt derzeit keine eigenen Cookies und verwendet weder LocalStorage noch SessionStorage. Es sind keine Analyse- oder Marketing-Cookies eingebunden. Deshalb gibt es keine entsprechenden Cookie-Namen, Anbieter oder Laufzeiten aufzulisten. Eingaben im Kontaktformular sowie der freiwillig aktivierte Chat werden während der Nutzung im Arbeitsspeicher des Browsers gehalten.

2.3 Kontaktformular und E-Mail

Wenn Sie uns über das Formular oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, Kontaktdaten, Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten. Unser E-Mail-System betreibt Microsoft (Microsoft 365).

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anfrage zu einer Vertragsanbahnung oder Vertragserfüllung), sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung allgemeiner Anfragen).
• Speicherdauer: 6 Monate nach Abschluss der Anfrage. Wenn die Korrespondenz unternehmensrechtlich aufbewahrungspflichtig ist, bewahren wir sie bis zum Ende der gesetzlichen Frist auf (in der Regel 7 Jahre).

2.4 Chat-Widget

Der freiwillige KI-Chat wird erst nach dem Datenschutzhinweis und Ihrer Einwilligung über „KI-Chat aktivieren“ geladen. Vorher stellt das Widget keine Anfragen an KI-Dienste.

• Anbieter: STAM Holding GmbH (Widget), Replit, Inc., San Francisco, USA (KI-Anbindung), und OpenAI, im Europäischen Wirtschaftsraum OpenAI Ireland Ltd., Dublin, Irland (KI-Dienst).
• Zweck: Beantwortung von Fragen zu unseren Leistungen und veröffentlichten Stellen.
• Daten: Ihre aktuelle Nachricht, Sprache und Einwilligung gehen an unseren Server. Für zusammenhängende Antworten erhält der KI-Dienst außerdem einen begrenzten Ausschnitt aus höchstens zehn vorherigen Chat-Nachrichten sowie öffentliche Unternehmens- und Stelleninformationen. Es wird nicht automatisch der gesamte Verlauf übermittelt. Für technische Verbindungsdaten gilt Ziffer 2.1. Bitte senden Sie keine sensiblen Daten oder Bewerbungsunterlagen.
• Rechtsgrundlage: Ihre freiwillige Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Der Chat nutzt keine Cookies, kein LocalStorage und kein SessionStorage.
• Speicherdauer: Verlauf und Aktivierung bleiben im Arbeitsspeicher des Browsers bis zum Neuladen oder Widerruf. Schließen blendet das Fenster nur aus. Unsere Anwendung führt keine Chat-Datenbank; dauerhafte, abrufbare Chat-Completions werden nicht angefordert. OpenAI bewahrt API-Sicherheitsprotokolle standardmäßig bis zu 30 Tage auf, bei gesetzlichen Pflichten oder zur Abwehr von Schäden gegebenenfalls länger. Für Replit-Deployment-Logs gilt Ziffer 2.1. Eine besondere Zero-Data-Retention-Regelung ist nicht konfiguriert.
• Drittlandübermittlung: Eine Verarbeitung in den USA ist möglich; ausschließlich europäische Verarbeitung ist nicht zugesichert. Zu Garantien siehe Ziffer 3.7.
• Widerruf: Über „Chat beenden & Einwilligung widerrufen“ im Chat-Fenster schließen Sie das Modul und verwerfen den lokalen Verlauf. Danach ist eine erneute Aktivierung nötig. Die bisherige Verarbeitung bleibt rechtmäßig. Alternativ können Sie Kontaktformular und E-Mail nutzen.

3. Bewerberinnen, Bewerber und Kandidaten

3.1 Welche Daten wir verarbeiten

• Name und Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Anschrift), soweit Sie diese angeben
• Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen, Berufserfahrung
• Verfügbarkeit, Gehaltsvorstellung, Mobilität, Führerschein
• Angaben zur Arbeitsberechtigung, soweit erforderlich
• Kommunikationsverläufe (E-Mail, WhatsApp, Telefonate mit unserer KI-Telefonassistentin) sowie Notizen und Bewertungen aus dem Vermittlungsprozess
• Gesprächsergebnisse und Transkripte von Telefonaten mit unserer KI-Telefonassistentin

Besondere Datenkategorien (z. B. Gesundheitsdaten, Behinderteneigenschaft): Bitte geben Sie solche Daten nur an, wenn sie für die Stelle wesentlich sind. Angaben in einem Lebenslauf sind noch keine ausdrückliche Einwilligung. Wir verarbeiten solche Daten nur auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) oder zur Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO). Wir verwenden sie nicht als Auswahlkriterium beim Matching.

3.2 Woher wir Ihre Daten haben (Art. 14 DSGVO)

• Direkt von Ihnen: Bewerbung per E-Mail, über das Formular auf staffforcex.com oder per WhatsApp sowie Gespräche mit uns.
• AMS eJob-Room: Wir greifen auf Profile zu, die Sie dort mit freigegebenen Kontaktdaten eingestellt haben. Dabei erhalten wir Ihre Profil- und Kontaktdaten.
• EURES: Diese Quelle ist derzeit nicht aktiv. Ältere Daten aus früheren Abrufen können noch vorliegen.

Haben wir Ihre Daten nicht von Ihnen selbst erhalten, informieren wir Sie spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme, jedenfalls innerhalb eines Monats, über diese Erklärung (Art. 14 Abs. 3 DSGVO). Auf Anfrage nennen wir Ihnen die konkrete Quelle Ihrer Daten.

3.3 Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wenn ein Arbeits- oder Überlassungsverhältnis mit uns zustande kommt, informieren wir Sie gesondert über die Verarbeitung Ihrer Beschäftigtendaten.

3.4 KI, Profiling und automatisierte Entscheidungen

Was wir einsetzen: Wir lesen Lebensläufe automatisiert aus (CV-Parsing in StaffForceX mit KI-Diensten von OpenAI). Für Matching, Screening und Textentwürfe nutzen wir KI-Dienste von OpenAI und Anthropic (Claude). Telefonate führt teilweise unsere KI-Telefonassistentin „Lisa“ (Anbieter fonio GmbH, Wien). Sie weist zu Beginn des Gesprächs darauf hin, dass Sie mit einer KI sprechen.

Logik: Das System vergleicht Ihr Profil mit offenen Stellen und Kundenanfragen. Berücksichtigt werden insbesondere Qualifikation, Berufserfahrung, Region, Verfügbarkeit und Mobilität. Das ist Profiling nach Art. 4 Nr. 4 DSGVO. Besondere Datenkategorien nutzen wir dafür nicht.

Automatisierte Auswahl: Eine KI-gestützte Vermittlungsroutine wählt aus, welchen Firmen Ihr Kurzprofil gesendet wird. Ein KI-Prüfer kontrolliert jedes Anschreiben. Nicht jeder Versand wird vorab von einem Menschen freigegeben, bei einzelnen Kunden erfolgt eine solche Freigabe. Daher behandeln wir diese Auswahl vorsorglich wie eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Wir führen sie nur durch, wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 22 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Mögliche Folgen: Es kann sein, dass Ihr Kurzprofil an bestimmte Firmen gesendet wird oder nicht. Das kann Ihre Chance auf ein Vorstellungsgespräch beeinflussen.

Schutzmaßnahmen (Art. 22 Abs. 3 DSGVO): Sie haben das Recht,

• das Eingreifen einer Person bei uns zu verlangen,
• Ihren Standpunkt darzulegen,
• die Entscheidung anzufechten,
• Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Kurzprofile gehen nur nach Ihrer Zustimmung an Firmen. Wir übermitteln keine Vollprofile ohne Ihre weitere Zustimmung. Wenden Sie sich dafür formlos an office@stamholding.at.

3.5 Kurzprofil und Vollprofil

• Kurzprofil: Es enthält Ihre fachlichen Angaben (z. B. Qualifikation, Erfahrung, Region, Verfügbarkeit) ohne Name und Kontaktdaten. Wir senden es nur, nachdem Sie z. B. per WhatsApp oder E-Mail mit „Ja“ zugestimmt haben. Auch ein Kurzprofil kann Sie unter Umständen identifizierbar machen, es bleibt daher ein personenbezogenes Datum.
• Vollprofil: Es enthält Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten. Wir übermitteln es nur nach Ihrer weiteren Zustimmung oder wenn ein Vorstellungsgespräch vereinbart wird.

3.6 Empfänger

• Kunden und Beschäftigerbetriebe (nach 3.5). Sie sind für die Verarbeitung nach Erhalt eigene Verantwortliche.
• Dienstleister (Auftragsverarbeiter):
  • Replit, Inc., San Francisco, USA, mit Infrastruktur von Google Cloud (Hosting der Software StaffForceX und unserer Website, Datenbank und Dateispeicher)
  • Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin, Irland (Microsoft 365, E-Mail)
  • OpenAI Ireland Ltd., Dublin, Irland, sowie Anthropic PBC, San Francisco, USA (KI-Dienste)
  • fonio GmbH, Wien, Österreich (KI-Telefonassistentin)
  • WhatsApp Ireland Ltd., Dublin, Irland (WhatsApp Business)
  • SuperX GmbH (Superchat), Berlin, Deutschland, und Unipile SAS, Riorges, Frankreich (Nachrichtenanbindung)
  • Apify Technologies s.r.o., Prag, Tschechien (technischer Abruf von Stellengesuchen aus dem AMS eJob-Room)
• Behörden (z. B. AMS, Finanz- und Sozialversicherungsbehörden), soweit eine gesetzliche Pflicht besteht
• Rechtsvertreter, soweit zur Verfolgung von Rechtsansprüchen nötig

3.7 Übermittlung in Drittländer

Einige Dienstleister, insbesondere Replit, Google, Anthropic, OpenAI, Microsoft und Meta, haben ihren Sitz in den USA oder können Daten dort verarbeiten. Ist der Empfänger nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (auch für Personaldaten), stützt sich die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der Kommission, Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795. Andernfalls nutzen wir die EU-Standardvertragsklauseln (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) mit zusätzlichen Maßnahmen, soweit erforderlich. Eine Kopie der Garantien erhalten Sie über die Adresse in Ziffer 1.

3.8 Speicherdauer

• Ohne Einwilligung in den Bewerberpool: Wir löschen Ihre Daten 7 Monate nach Verfahrensende. Das ist der Zeitpunkt, an dem die Bewerbung abgeschlossen, abgelehnt oder zurückgezogen wird bzw. die Vermittlung endet. Die 7 Monate ergeben sich aus der Frist für Ansprüche nach dem Gleichbehandlungsgesetz (§ 15 GlBG) samt Zeit für die Zustellung einer Klage.
• Kontakte ohne Reaktion (z. B. Personen aus dem AMS eJob-Room, die nicht antworten): Löschung 3 Monate nach dem letzten Kontaktversuch.
• Mit Einwilligung in den Bewerberpool: Speicherung bis zum Widerruf, höchstens 24 Monate ab Ihrer letzten Aktualisierung oder dem letzten Kontakt.
• Rechtsstreitigkeiten: bis zum Abschluss des Verfahrens.
• Mitteilung an Empfänger: Wenn wir Daten löschen, informieren wir Empfänger, an die wir sie weitergegeben haben, soweit dies möglich und zumutbar ist (Art. 19 DSGVO).

3.9 Pflicht zur Bereitstellung

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns Daten bereitzustellen. Ohne die für die Vermittlung erforderlichen Angaben können wir Ihre Bewerbung jedoch nicht bearbeiten und Sie nicht vermitteln.

4. Kunden und Geschäftspartner

• Daten: Firmenname, Ansprechpersonen (Name, Funktion, E-Mail, Telefon), Vertrags-, Kommunikations- und Rechnungsdaten.
• Herkunft: von Ihnen selbst, aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Ihre Website, Firmenbuch).
• Zwecke und Rechtsgrundlagen:
  • Vertragsanbahnung und -erfüllung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
  • Buchhaltung und gesetzliche Aufbewahrung (UGB, BAO): Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
  • Geschäftsbeziehung, Kundenpflege, Rechtsverteidigung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Werbliche Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon erfolgt nur im Rahmen des § 174 TKG 2021.
• Empfänger: die in 3.6 genannten Dienstleister, soweit für den jeweiligen Zweck nötig, sowie Steuerberater, Banken, Behörden und Rechtsvertreter.
• Speicherdauer: Dauer der Geschäftsbeziehung, danach bis zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (in der Regel 7 Jahre) bzw. bis zur Verjährung möglicher Ansprüche.

5. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns das Recht auf

• Auskunft (Art. 15),
• Berichtigung (Art. 16),
• Löschung (Art. 17),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
• Mitteilung an Empfänger (Art. 19),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20),
• Überprüfung automatisierter Entscheidungen einschließlich menschlichen Eingreifens (Art. 22).

Widerruf: Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), so einfach, wie Sie sie erteilt haben, etwa per Nachricht per WhatsApp oder E-Mail. Die bisherige Verarbeitung bleibt rechtmäßig.

Hinweis auf Ihr Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen, soweit sie auf berechtigten Interessen beruht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir weisen zwingende schutzwürdige Gründe nach, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Widerspruch ist formlos an office@stamholding.at möglich.

Ausübung: Eine formlose Nachricht an die Adresse in Ziffer 1 genügt. Wir antworten innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Bei begründeten Zweifeln an Ihrer Identität können wir zusätzliche Informationen zur Bestätigung verlangen.

6. Beschwerderecht

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO, § 24 DSG): Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at

7. Stand

Stand: Oktober 2026